Tietosuojaseloste

Henkilöstölaki (523/1999) 10 ja 24 §
Laatimispäivä 10.4.2018, päivitetty 8.8.2023

Re­kis­te­rin­pi­tä­jä

Vankilavirkailijain Liitto VVL r.y. Viherniemenkatu 5 A 7, 00530 Helsinki
Puhelin (09)2522 3400

Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Ritva Laitinen, ritva.laitinen@vankilavirkailija.fi, 09-2522 3400

Rekisterin nimi

Vankilavirkailijain Liitto VVL r.y:n jäsenrekisteri

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Rekisterin käyttötarkoituksena on rekisteröityjen henkilötietojen ajantasainen hallinta jäsenyyden aikana, sen ylläpito ja kehittäminen sekä päättyneiden jäsenyyksien dokumentaation hallinta henkilötietojärjestelmässä. Henkilötietojen käsittely perustuu lainsäädännölliseen velvoitteeseen ylläpitää jäsenrekisteriä sekä tietyissä tapauksissa sopimuksen täytäntöönpanoon.

Rekisteröityjen ammattiliittoon kuulumista koskevan tiedon käsittelyperuste on yhdistyksen toimintaan liittyvä oikeutettu etu sekä rekisteröidyn suostumus. Henkilötunnuksen osalta käsittelyperusteena on se, että rekisteröity voidaan yksilöidä luotettavasti ja yksiselitteisesti rekisteröidyn oikeusturvan sekä etujen ja oikeuksien varmistamiseksi.

Rekisterin tietosisältö

Rekisterissä käsitellään jäsenien henkilö- ja yhteystietoja sekä muita jäsenyyteen liittyviä tarpeellisia tietoja. Näitä tietoja ovat: Henkilötunnus, nimi, osoite, sähköpostiosoitteet, ammattinimike, matkapuhelinnumero, VVL:n jäsenosasto, jäsenmaksun maksamiseen liittyvä tieto, jäsenyyden alkamispäivä ammattiosastossa ja halukkuus liittyä Työttömyyskassa Aarian jäseneksi. Lisäksi jäsen voi halutessaan antaa tietoa aikaisemmista liitoista ja työttömyyskassoista ja valtuuttaa ilmoittamaan erosta edelliseen liittoon ja työttömyyskassaan. Liiton ja sen jäsenosaston luottamustehtävät ja niiden kesto merkitään henkilön tietoihin ilmoitusten perusteella. Lisäksi liiton toimisto kirjaa henkilön tietoihin jäsenyyden muutoksiin ja jäsenmaksujen suoritukseen liittyviä tietoja.

Säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötietoja kerätään rekisteröidyltä itseltään. Tietoja päivitetään henkilön oman ilmoituksen tai hänen jäsenosastonsa ilmoituksen perusteella. Henkilötietoja päivitetään myös osoitepalvelua tarjoavan rekisterinpitäjän rekistereistä. Työnantaja antaa työnantajaperinnän piirissä olevien jäsenten jäsenmaksutietoja.

Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Rekisterin henkilö- ja maksutietoja voidaan luovuttaa pääsopijajärjestön (JHL), työmarkkinajärjestön (SAK) työelämää käsitteleviin tutkimuksiin ja viestintään, Työttömyyskassa Aarialle jäsenmaksunkäyttäytymiseen liittyviä tietoja, Verottajalle koneellisesti vuosi-ilmoituksella perityistä ay-jäsenmaksuista ja työttömyyskassamaksuista ja If-Vahinkovakuutus Oyj:lle jäsenvakuutuksen korvaustapauksiin liittyviä tietoja sekä Vankilavirkailijain Liitto VVL r.y:sta eronneen tai erotetun jäsenen uudelle ammattiliitolle ja työttömyyskassalle jäsenmaksukäyttäytymiseen liittyviä tietoja.
Tietoja ei luovuteta ulkopuolisille eikä käytetä suoramarkkinointiin.

Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Henkilötietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

Rekisterin suojauksen periaatteet

MANUAALINEN AINEISTO

Henkilötietoja sisältävä manuaalinen aineisto säilytetään lukitussa tilassa ja tuhotaan välittömästi käyttötarpeen päätyttyä.

ATK:LLA KÄSITELTÄVÄT TIEDOT

Digitaalisesti käsiteltävät henkilötiedot on suojattu ja tallennettu yhdistyksen järjestelmään, johon on rajattu pääsy vain sellaisilla henkilöillä, jotka tarvitsevat kyseisiä tietoja työtehtäviensä hoitamiseksi. Kyseisillä henkilöillä on käytössään henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat.

Tietojen poistaminen

Työssä olevien jäsenten henkilötietoja säilytetään jäsenyyden päättymisen jälkeen sen vuoden loppuun asti, kun jäsenyyden päättymisestä on kulunut 10 vuotta. Vankilavirkailijain Liitto VVL:n ja osastojen luottamustehtävissä toimineiden luottamustehtävätiedot säilytetään jäsenreksiterissä myös yleisen poistamisajan jälkeen.

Eläkeläisjäsenen tietoja säilytetään jäsenyyden päättymisen jälkeen sen vuoden loppuun asti, kun jäsenyyden päättymisestä on kulunut 1 vuosi. Vankilavirkailijain Liitto VVL:n ja osastojen luottamustehtävissä toimineiden luottamustehtävätiedot säilytetään jäsenreksiterissä myös yleisen poistamisajan jälkeen.

Kuolleiden jäsenten tiedot poistetaan 30 päivän sisällä ilmoituksen saapumisesta.
Vankilavirkailijain Liitto VVL:n ja osastojen luottamustehtävissä toimineiden luottamustehtävätiedot säilytetään jäsenreksiterissä myös yleisen poistamisajan jälkeen.

Tarkastusoikeus ja tar­kas­tusoi­keu­den toteuttaminen

Jokaisella on oikeus tarkastaa itseään koskevat tiedot. Tarkastuspyyntö tulee tehdä kirjallisesti omakätisesti allekirjoitetulla kirjeellä tai henkilökohtaisesti rekisterinpitäjän luona. Lisätietoja tarkastus- ja tiedonkorjaamisoikeudesta löytyy tietosuojavaltuutetun ohjeistuksesta. Toimintaohjeita rekisteröidylle.

Tarkastuspyyntö osoitetaan:
Vankilavirkailijain Liitto VVL r.y.
Viherniemenkatu 5 A 7, 00530 HELSINKI

Tiedon korjaaminen ja tiedon korjaamisen toteuttaminen

Jokaisella on oikeus vaatia rekisterissä olevan tiedon korjaamista. Korjaamispyyntö on syytä tehdä kirjallisesti ja riittävän yksilöidysti. Lisätietoja tarkastus- ja tiedonkorjaamisoikeudesta löytyy tietosuojavaltuutetun ohjeistuksesta Toimintaohjeita rekisteröidylle.

Korjauspyyntö osoitetaan:
Vankilavirkailijain Liitto VVL r.y.
Viherniemenkatu 5 A 7, 00530 HELSINKI

Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Henkilötietolain 30 §:n mukaan ”rekisteröidyllä on oikeus kieltää rekisterinpitäjää käsittelemästä häntä itseään koskevia tietoja suoramainontaa ja muuta suoramarkkinointia varten”.

Kiellot itseään koskevien tietojen käsittelystä osoitetaan:
Vankilavirkailijain Liitto VVL r.y.
Viherniemenkatu 5 A 7, 00530 HELSINKI